各单位、各部门：

　　根据《中华人民共和国档案法》、《广东省机关档案工作业务建设规范实施细则》和校（院）档案综合管理制度等有关规定，校（院）各单位各部门在 2005 年的各项工作活动中产生的各门类档案材料，须按规定时间收集齐全并整理移交校（院）综合档案室统一管理。

　　按照省档案馆的工作安排，我校（院）将于 2006 年 6 月 30 日前 移交自形成档案后满 15 年应进馆的档案材料，校（院）综合档案室结合校（院） OA 办公系统的启用，拟将所有纸质档案全部扫描制成电子档案。因档案材料收集是否齐全，直接影响案卷的分类和编号。因此，请各单位各部门领导要高度重视本部门档案材料的收集整理工作，安排专人负责收集整理 2005 年度及历年暂存于各部门的档案材料，并按规定时间和要求移交校（院）综合档案室。

　　附：校（院） 2005 年档案材料整理移交具体要求

校（院）2005年档案材料整理移交具体要求

　　一、文书档案文件材料，主体班教学和学员学籍档案材料，由各单位各部门收集齐全并整理打印《移交目录》，于 3 月 31 日前 移交校（院）综合档案室。

　　二、学历教育教学档案材料，由各学历教育管理部门收集齐全并整理立卷，于 9 月 30 日前 移交校（院）综合档案室。

　　函授学院的学员学籍档案，研究生部、广东行政职业学院的学生学籍档案，分别由各学历教育管理部门收集齐全并整理立卷，暂时存放在各学历教育管理部门的档案室，由各自的专（兼）职档案员保管。同时，于 9 月 30 日前 将一套《档案目录》交校（院）综合档案室。

　　三、科研档案材料。各教研部门（课题组）将已完成（结项）的科研项目档案材料收集整理，于 3 月 1 日前 移交科研处，由科研处汇总并整理立卷，于 3 月 31 日前 移交校（院）综合档案室。

　　四、声像档案（包括照片、录音带、录像带、光盘等），由各有关部门收集整理并填写文字说明，于 3 月 31 日前 移交校（院）综合档案室。

　　五、基建档案，在基建项目工程竣工验收和结算后 1 个月内，由总务处和基建办负责收集齐全并整理立卷，移交校（院）综合档案室。

　　六、仪器设备档案（价值 10 万元以上，含 10 万元），在仪器设备安装调试正常运行和验收、结算后 1 个月内，由其管理和使用部门负责收集齐全并整理立卷后，暂由管理和使用部门的专（兼）职档案员专人保管。同时，将一套《档案目录》交校（院）综合档案室。

　　七、会计档案，在会计年度结束后，由财务处负责收集齐全并整理立卷，在财务处保管利用 1 年后，于 3 月 31 日前 移交校（院）综合档案室。

　　八、实物档案，包括上级领导人和国内外友人的题词、赠言手迹，校（院）团体和师生员工获得的各级各类奖章、奖状和荣誉证书（或复印件），校（院）曾经使用过的作废公章、法人代表印章、财务印章，校（院）历年的证件和徽章等，要在成为实物档案后的 3 个月内整理并打印《移交目录》，移交校（院）综合档案室。

　　九、已故人员档案，由人事处整理立卷并保管 3 年后，移交校（院）综合档案室。

　　十、历年暂存于各单位各部门的文书档案和专门档案，请于 2006 年 3 月 1 日前 收集齐全，整理并移交校（院）综合档案室。

　　整理各门类档案材料的具体要求见《省委党校档案综合管理制度汇编》。

校（院）委办公室
2006年1月10日